EINFACH, TRANSPARENT UND ZEITSPAREND IM VORSTAND ARBEITEN.

EINFACH, TRANSPARENT UND ZEITSPAREND IM VORSTAND ARBEITEN.

Vorstandssitzungen inhaltlich vorbereiten und strukturiert durchführen

Wer die Entscheidung fällt, sich in seinem Verein zu engagieren, macht dies, um sich selbst mit einzubringen und seinen Beitrag zum Fortbestand des Vereins zu leisten. Die damit verbundene Arbeit ist stets freiwillig und in der Regel unentgeltlich. Die Mechanismen in Vereinsorganisationen weisen große Ähnlichkeit zu jenen der Arbeitswelt auf. Seilschaften und Netzwerke agieren verborgen und steuern den Verein im Hintergrund. In einem Punkt unterscheidet sich aber die Arbeits- von der Vereinswelt – Mitgliedern kann nicht gekündigt werden, solange diese nicht gegen die Vereinssatzung verstoßen.

Zu Beginn der Übernahme von Aufgaben ist bei vielen der Elan groß und die Ideen sprudeln. Dies kann sich jedoch im Laufe der Zeit ändern, wenn man mit dem „Vereinssystem“ konfrontiert wird. Die Übernahme von Ämtern kann sich als schwierig und zeitaufwendig erweisen, wenn keine fundierte Übergabe stattfindet und die Aufgaben und Abläufe nicht dokumentiert sind. Schließlich breitet sich Frustration aus, wenn den Funktionären die Arbeit auf diese Weise zur Hölle gemacht wird.

Ein Teil der Arbeit ist die Teilnahme an Vorstands- und Arbeitskreissitzungen. In der Regel sind derartige Veranstaltungen nicht oder nur unzureichend vorbereitet.

Die Abstimmung des Termins erfolgt nicht oder wird nur mit wenigen abgesprochen. Bei einer größeren Gruppe führt dies zwangsläufig dazu, dass nur wenige teilnehmen können oder wollen.

Im Allgemeinen wird ggf. im Vorfeld eine kurz gefasste Agenda mit wenigen Punkten an die Teilnehmer geschickt. Hinter den wenigen Worten eines Agendapunkts können sich jedoch umfangreiche Themen verbergen. Diese werden mündlich vorgetragen, den Teilnehmern liegen dann unter Umständen keine weiteren Informationen vor. Eine abschließende Meinungsbildung der Teilnehmer ist daher nicht immer gewährleistet. Informationen und Fakten werden im Laufe des Gesprächs „unscharf“ – der Sitzungsverlauf wird zäh, lang anhaltend und endet schließlich ergebnislos. Sinnvolle Anträge werden auf diese Weise zerredet, vertagt oder im schlechtesten Fall sogar abgelehnt. Kommt es dennoch zu einem Beschluss, ist ggf. unklar, ob über diesen oder einen ähnlichen Fall bereits in der Vergangenheit diskutiert wurde bzw. schon Beschlüsse vorliegen. Der Antrag muss zurückgestellt werden, da durch eine Recherche zunächst der aktuelle Sachstand aus früheren Beschlüssen ermittelt werden muss.

Der Vorstand blockiert sich auf diese Weise selbst und die Vereinsentwicklung wird dadurch aufgehalten.

Um diese verkrusteten Strukturen und Vorgehensweisen aufzubrechen gibt es Lösungsansätze:

Vorstandssitzungen inhaltlich vorbereiten und strukturiert durchführen

Beschlüsse strukturiert, nachhaltig und transparent gestalten

Struktur, Kompetenzen und Aufgaben der Vorstandsmitglieder und Funktionsträger transparent gestalten

Über den Autor

Andreas Dinnebier

Als Unternehmensberater denke ich in Strukturen und bleibe auf eine konstruktive Weise immer kritisch, mir selbst und anderen gegenüber. Davon profitieren in erster Linie meine Kunden, die ich dazu motiviere, ihre gewohnten Abläufe regelmäßig in Frage zu stellen.

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