Datenschutz | Personaldienstleister: Was ist zu tun, wenn ein Bewerber eine Auskunftsanfrage stellt?

Datenschutz | Personaldienstleister: Was ist zu tun, wenn ein Bewerber eine Auskunftsanfrage stellt?

Personaldienstleister arbeiten mit umfangreichen persönlichen Daten von Bewerbern. Der sorgfältige und korrekte Umgang mit diesen sensiblen Informationen bedarf daher der täglichen Aufmerksamkeit.
Nach DSGVO Artikel 15 – 21 hat jeder das Recht, Auskunft über gespeicherte Daten oder die Löschung zu verlangen. Stellt ein Bewerber eine Anfrage an Ihr Unternehmen aus dem Bereich der Personaldienstleistung sollten Sie ein einige elementare Dinge beachten:

  • Ihr Mitarbeiter sollte bei telefonischen Anfragen grundsätzlich keine Auskünfte geben, sondern lediglich die Anfrage erfassen. Die Verordnung schreibt vor, dass die Anfragen zügig, aber spätestens innerhalb von einem Monat nach Eingang bearbeitet werden müssen. Zeit genug also, die Informationen sorgfältig und überlegt zusammen zu stellen.
  • Prüfen Sie gründlich, ob die Anfrage authentisch und berechtigt ist. Erheben Sie intern, welche Daten vorliegen und stellen diese in einer übersichtlichen Form da. Je nach Fall kann die Datensammlung ggf. recht umfangreich sein. Kürzungen sind nicht zu empfehlen, denn die Auskunft sollte immer vollständig sein. Löschanfragen sind ebenfalls zu prüfen und durchzuführen unter der Voraussetzung von handelsrechtlichen Auflagen, also beispielsweise von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
  • Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter und halten Sie den Ablauf ggf. in einem Dokument fest.
  • Stellen Sie insbesondere sicher, dass persönliche Informationen über die Bewerber nur in zulässigem Umfang erhoben und verarbeitet werden. In diesem Bereich liegt ein hohes Abmahnrisiko.

Die Bearbeitung von Auskunftsanfragen ist mit diesen Regeln meist gut in den Griff zu bekommen. Sollten Sie sich allerdings nicht wirklich sicher sein, wie Sie die Auskunft aufzubauen haben und welche Informationen Sie darin angeben müssen, kontaktieren Sie ihren Datenschutzbeauftragen oder den einen anderen fachlich versierten Experten.

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